Le cas particulier de la conservation des factures
L'article L. 102 B du Livre des procédures fiscales impose une période de conservation des factures. La conservation des documents et la dématérialisation des factures de vente imposent des contraintes aux entreprises, dans la mesure où le contenu des fichiers archivés peut être requis par l'Administration. La technique du « double original »
sur support papier a pendant longtemps été la seul technique : un exemplaire remis au client, un exemplaire conservé par l'entreprise.
Une ordonnance fiscale du 11 janvier 2007 (BOI, 3 E-1-07) admet sous certaines conditions, la technique du double sur support électronique. Un double sur support électronique de l'original de la facture établie sur support papier peut être établi à la condition que la fiabilité soit équivalente à celle qu'assure une impression de la facture sur papier. Il est donc nécessaire que de manière pérenne, le dispositif technique retenu assure l'authenticité et l'intégrité des données contenues dans le document établi sous forme numérique, de même que sa conservation, de l'établissement de l'original, au terme de la période de stockage.
La sécurisation de l'enregistrement du double sur support électronique peut être assurée par une signature électronique selon des modalités précises (BOI, 3 CA n° 136, 7 août 2003, n° 286 et s.).
Elle peut aussi être assurée par un processus technique d' « empreinte »
, ou encore par l'enregistrement sur un support « physique »
non réinscriptible, comme les disques optiques non réinscriptibles enregistrables une seule fois (Write Once Read Many dits « WORM »
) interdisant la modification des données enregistrées.
Les fichiers conservés sur double électronique doivent rester accessibles à l'Administration, sur le territoire français, la compatibilité avec le matériel existant au moment du contrôle doit être assurée par conversion des fichiers sans altération des données originales, quels que soient les modifications des matériels ou de logiciels.
L'Administration a vocation à vérifier l'effectivité de ces garanties de reproduction à l'identique de l'original elle recommande un enregistrement numérique aussi proche possible du moment de l'impression de la facture originale sur papier afin de garantir au mieux l'authenticité. L'identification des deux dates doit donc être assurée par le dispositif technique, et l'automaticité et la concomitance entre impression et enregistrement sont perçues de manière favorable par l'Administration.
Dès lors, l'ensemble des mentions obligatoires énumérées par l'article 289-II du Code général des impôts.
Un décret en Conseil d'Etat fixe les mentions obligatoires qui doivent figurer sur la facture. Il détermine notamment les éléments d'identification des parties, les données concernant les biens livrés ou les services rendus et celles relatives à la détermination de la taxe sur la valeur ajoutée), et par l'article 242 nonies A, annexe II du Code général des impôts créé par l'article 1er du décret n°2003-632 du 7 juillet 2003 (JORF, n° 157, du 9 juillet 2003, 11617),doivent impérativement figurer sur le double reproduit sur support numérique pour que ce dernier ait une valeur probante véritable ; celle-ci n'est pas affectée par la représentation graphique (par exemple : le « logo »
), et l'absence de reproduction des mentions autres qu'obligatoires figurant sur l'original.
Les mentions obligatoires qui doivent figurer sur les factures en application du II de l'article 289 du code général des impôts sont les suivantes :
Le nom complet et l'adresse de l'assujetti et de son client ;
Le numéro individuel d'identification attribué à l'assujetti en application de l'article 286 ter du code général des impôts et sous lequel il a effectué la livraison de biens ou la prestation de services ;
Les numéros d'identification à la taxe sur la valeur ajoutée du vendeur et de l'acquéreur pour les livraisons désignées au I de l'article 262 ter du code général des impôts ;
Le numéro d'identification à la taxe sur la valeur ajoutée du prestataire ainsi que celui fourni par le preneur pour les prestations mentionnées aux 3°, 4° bis, 5° et 6° de l'article 259 A du code général des impôts ;
Lorsque le redevable de la taxe est un représentant fiscal au sens de l'article 289 A du code général des impôts, le numéro individuel d'identification attribué à ce représentant fiscal en application de l'article 286 ter du même code, ainsi que son nom complet et son adresse ;
Sa date de délivrance ou d'émission pour les factures transmises par voie électronique ;
Un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue ; la numérotation peut être établie dans ces conditions par séries distinctes lorsque les conditions d'exercice de l'activité de l'assujetti le justifient ; l'assujetti doit faire des séries distinctes un usage conforme à leur justification initiale ;
Pour chacun des biens livrés ou des services rendus, la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire hors taxes et le taux de taxe sur la valeur ajoutée légalement applicable ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération ;
Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération ;
La date à laquelle est effectuée, ou achevée, la livraison de biens ou la prestation de services ou la date à laquelle est versé l'acompte visé au c du 1 du I de l'article 289 du code général des impôts, dans la mesure où une telle date est déterminée et qu'elle est différente de la date d'émission de la facture ;
Le montant de la taxe à payer et, par taux d'imposition, le total hors taxe et la taxe correspondante mentionnés distinctement ;
En cas d'exonération ou lorsque le client est redevable de la taxe ou lorsque l'assujetti applique le régime de la marge bénéficiaire, la référence à la disposition pertinente du code général des impôts ou à la disposition correspondante de la directive 77/388/CEE du 17 mai 1977 ou à toute autre mention indiquant que l'opération bénéficie d'une mesure d'exonération, d'un régime d'autoliquidation ou du régime de la marge bénéficiaire ;
Les caractéristiques du moyen de transport neuf telles qu'elles sont définies au III de l'article 298 sexies du code général des impôts pour les livraisons mentionnées au II de ce même article ;
De manière distincte, le prix d'adjudication du bien, les impôts, droits, prélèvements et taxes ainsi que les frais accessoires tels que les frais de commission, d'emballage, de transport et d'assurance demandés par l'organisateur à l'acheteur du bien, pour les livraisons aux enchères publiques visées au d du 1 du I de l'article 289 du code général des impôts effectuées par un organisateur de ventes aux enchères publiques agissant en son nom propre, soumises au régime de la marge bénéficiaire mentionné à l'article 297 A du même code. Cette facture ne doit pas mentionner de taxe sur la valeur ajoutée.
