Les spécificités de l'archivage électronique des documents contractuels
Les documents contractuels ont souvent vocation à être conservés et donc à être archivés. Comment l'archivage est-il organisé en ce qui concerne les documents établis sous forme numérique afin de garantir une fiabilité suffisante ?
Il convient de distinguer plusieurs hypothèses :
d'une part, le cas des documents établis sur support papier et ensuite numérisés, et
d'autre part, celui des documents créés électroniquement dès l'origine.
Lorsqu'il s'agit d'archiver des documents établis dans un but simplement informatif, il n'y a aucune contrainte juridique. En revanche, lorsque la finalité du document est probatoire les contraintes juridiques sont nombreuses.
En premier lieu, pour le cas d'un document papier ayant ensuite été numérisé, il faut rappeler que la numérisation en format
« pdf »
d'un document papier existant, à l'aide d'un scanner, ne peut pas remplacer l'original, elle ne constitue pas une preuve parfaite, elle ne constitue qu'une simple« copie »
.
Dans ce contexte, est-il possible au demandeur qui dispose d'un document numérisé de type « pdf »
, devant agir en justice et établir la preuve du bien fondé de sa demande, de convaincre un juge que le support présenté respecte les conditions imposées par l'alinéa 2 de l'article 1348 du Code civil ?
Selon les conditions imposées par ce texte, il convient d'établir en justice que la copie présentée est une reproduction « fidèle »
et « durable »
de l'original.
Le support magnétique est par nature « réinscriptible »
, dès lors, il ne remplit pas les conditions imposées par la loi. N'est en effet réputée « durable »
que la reproduction indélébile de l'original ayant entraîné une modification irréversible du support.
Le disque optique numérique, avec perforation au laser, semble être une technique garantissant une fiabilité suffisante, (sous réserve de fraude...) ; c'est la raison pour laquelle, Association française de normalisation (AFNOR), a publié en 1999 une norme dite « NF Z42-013 »
qui énumère un ensemble de prescriptions permettant de stocker et restituer des documents électroniques avec des garanties suffisantes de fidélité aux documents originaux et d'intégrité.
En second lieu, en présence d'un document électronique créé dès l'origine, la validité est soumise à la condition que soit apposée une signature électronique sécurisée établie par un dispositif sécurisé de création de signature électronique et que la vérification de cette signature repose sur l'usage d'un certificat électronique qualifié délivré par un prestataire de services de certification, dans les conditions du décret n° 21001-272, du 30 mars 2001.
