Les deux enjeux du système d'archivage
Toute opération de dématérialisation comporte deux enjeux bien différents, que l'on a parfois tendance à confondre :
Le premier enjeu est celui de la capacité d'un système d'archivage à garantir la valeur probante d'un document dématérialisé. Il peut s'agir du contenu d'un contrat conclu en ligne entre un établissement financier et son client ou du montant des créances cédées sous forme électronique. Dans cette hypothèse, le risque se résume en un adage latin bien connu :
« Ne pas avoir de preuve revient à ne pas avoir de droit »
.
Conseils, trucs et astuces :
Il est donc nécessaire de trouver des procédés et des organisations qui permettront d'avoir avec une assurance raisonnable que des documents restitués plusieurs années après leur création, sous forme papier à partir des enregistrements numériques, ou tout simplement visualisés à l'écran, sont bien fidèles à leur état original, et ce sans recourir systématiquement à une expertise.
Remarque :
S'offrir un système d' « archivage à valeur probatoire », a un certain prix. Et ce prix sera d'autant plus élevé que le système sera plus fiable et que la durée de conservation sera longue. Cette réflexion sur l'analyse de la valeur doit être faite au moment de la conception du système d'archivage car elle est structurante : compte tenu de l'envahissement endémique des entreprises par l'information numérique, ce serait un pur non sens de conserver de la même façon une messagerie d'entreprise et des contrats d'assurance vie.
Le second enjeu est lié à la nécessité de respecter les réglementations de conformité qui se sont multipliées récemment : Sarbanes Oxley Act, Loi de Sécurité Finnaière, Bâle II et règlement CRBF 97, Loi Informatique et Liberté, Contrôle fiscal de comptabilité informatisée, facturation électronique, CFR 21 Part 11, etc.
Exemple :
Ces réglementations sont soit sectorielles, soit réservées à un type de données particulier. Certaines concernent les établissements bancaires, d'autres l'industrie pharmaceutique. Certaines portent sur les données à caractère personnel et d'autres sur les factures.
A chacune de ces règles sont associées des sanctions, en cas de non respect de celles-ci. Lors de la conception d'un système d'archivage, il faut se demander si les documents à conserver tombent sous le coup de l'une de ces règles et si oui quelles sont les contraintes qui en découlent et les risques encourus à les ignorer ?
Exemple :
A titre d'exemple, dématérialiser les factures sans respecter les préconisations de l'administration fiscale en termes de signature électronique et d'archivage expose l'entreprise à un risque de redressement sur l'assiette de la TVA.
