Archiver l'information

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Pourquoi archiver ?

Il va sans dire que la mise en œuvre de l'archivage représente un effort pour toute organisation. Des investissements humains et matériels, parfois lourds, peuvent s'avérer nécessaires, et doivent donc trouver une réelle justification. Chaque organisation peut avoir ses spécificités, mais on peut considérer que les deux principales motivations pour archiver sont les suivantes : répondre à la fonction de mémoire et de preuve.

La fonction de mémoire :	La fonction de preuve :
Archiver, c'est assurer, à partir du rassemblement d'éléments antérieurs, une base de référence en vue d'une action opérationnelle et d'une prise de décision éclairée (administration, finance, vente, marketing, etc.). La fonction de mémoire permet donc de répondre aux besoins internes de l'entreprise, de l'organisation ou de l'administration. Elle permet de : Faire des vérifications et analyses financières ou comptables. Préserver le savoir interne en vue de prises de décisions et actions opérationnelles. Retrouver rapidement un document recherché. Cela permet dans la gestion courante d'un service (en administration comme en entreprise) de disposer en permanence des informations utiles. Restituer des documents à l'identique ou dans un format le plus proche possible de l'original.	Archiver, c'est pour l'entreprise ou l'organisation la possibilité d'apporter la preuve de ses engagements et de l'exécution de ses obligations vis-à-vis d'un grand nombre de partenaires : actionnaires, fournisseurs, clients, salariés, administration, justice, etc. Pour cela, elle devra fournir des documents à valeur probante (par exemple devant un juge). Cela implique que le système d'archivage doit ajouter à la conservation stricte du document, les conditions de conservation de sa valeur probante.

La fonction de mémoire :

La fonction de preuve :

Archiver, c'est assurer, à partir du rassemblement d'éléments antérieurs, une base de référence en vue d'une action opérationnelle et d'une prise de décision éclairée (administration, finance, vente, marketing, etc.).

La fonction de mémoire permet donc de répondre aux besoins internes de l'entreprise, de l'organisation ou de l'administration. Elle permet de :

Faire des vérifications et analyses financières ou comptables.
Préserver le savoir interne en vue de prises de décisions et actions opérationnelles.
Retrouver rapidement un document recherché. Cela permet dans la gestion courante d'un service (en administration comme en entreprise) de disposer en permanence des informations utiles.
Restituer des documents à l'identique ou dans un format le plus proche possible de l'original.

Archiver, c'est pour l'entreprise ou l'organisation la possibilité d'apporter la preuve de ses engagements et de l'exécution de ses obligations vis-à-vis d'un grand nombre de partenaires : actionnaires, fournisseurs, clients, salariés, administration, justice, etc.

Pour cela, elle devra fournir des documents à valeur probante (par exemple devant un juge). Cela implique que le système d'archivage doit ajouter à la conservation stricte du document, les conditions de conservation de sa valeur probante.

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