Qu'est-ce qu'une archive ?
Avant tout, il faut définir ce qu'est une archive. Si l'on interroge le commun des mortels, on obtient le plus souvent une réponse à la conception ordinaire et la plus usuelle : « Une archive, c'est un document ancien, et essentiellement sous forme papier ! C'est un document administratif, de la "paperasse" dont on n'a plus besoin, mais qu'on est obligé de garder... Alors on le stocke...»
Cette définition simpliste est évidemment très réductrice et ne résiste pas à l'analyse.
La notion traditionnelle de document a totalement évolué depuis l'avènement de l'informatique : Un fichier texte ou un e-mail est-il un document ? Oui, si l'on se réfère à l'usage qu'on en fera, mais évidemment non dans sa forme ! Une archive n'est pas nécessairement ancienne. En fait dès lors qu'il n'est plus appelé à évoluer, un document est éligible au statut d'archive. Par exemple, une facture émise n'évoluera plus jamais. Même si elle comporte des erreurs, on émettra un avoir, ou une autre facture, mais la facture initiale ne sera pas modifiée pour autant et devra être conservée. |  |
Définition : Définition informelle de la notion d'archive
Les archives sont l'ensemble des documents produits dans l'exercice d'une activité pour garder trace des actions d'une personne, ou d'une organisation publique ou privée à travers des supports variés tels des papiers, des photographies, des données électroniques... mais aussi des films sur support photographique, ou encore des données électroniques stockées sur une disquette ou sur un cédérom...
Bien qu'il n'existe pas de définition « universelle » de la notion d'archive, on peut néanmoins, en prenant en considération ces différents points et au regard de la loi française (Code du Patrimoine), en proposer une bien plus satisfaisante :
Définition : Définition de la notion d'archive tirée du code du patrimoine
...Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité...
A cette définition, il faut ajouter le texte de référence qui organise le régime des archives constitué par la loi du 3 janvier 1979[1] sur les archives, intégrée dans le code du patrimoine.
