Archiver l'information

Section 7. Pérennité du document numérique

Important

Le document papier se donne à voir dans sa simplicité voire dans la transparence de sa texture.
Le document numérique au contraire cache beaucoup plus de choses qu’il n’en montre.

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§1. Distinction

L’objet numérique dont la conservation est demandée est le document numérique. Toutefois, les textes qui exigent sa conservation intègre (archivage) ne prennent pas en compte la spécificité de cet objet. Celle-ci réside dans sa structure. La structure d’un document papier se réduit techniquement…à la qualité des fibres du papier et de l’encre utilisés.

Elle comporte TROIS grands aspects :

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§2. Représentation

A côté des métadonnées qui le structurent, l’apparence physique du document peut varier en fonction du système d’information dans lequel il est lu.

Mais formellement, les changements matériels intervenus dans sa structure, donc dans sa présentation peuvent en changer le sens ou sa portée.

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§3. Pérennité du document numérique

Un document électronique ne peut être bien conservé à long terme s’il n’a été organisé, ni pourvu, dès sa création de la plupart des métadonnées nécessaires à sa conservation. Ces métadonnées concernent évidemment l’identification du document et ses différentes versions, sa description et son contexte de création, son classement au sein d’une arborescence pérenne, la gestion de son cycle de vie, la gestion à long terme de son accessibilité. C’est également la mise en relation et en perspective des documents et données avec d’autres documents qui donne ou ajoute du sens.

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§4. Les métadonnées utiles à la pérennisation

Il existe de nombreux standards de métadonnées.

Conseils, trucs et astuces

Il propose quinze éléments pour gérer des documents et des données dans un but de pérennisation.
La plupart des outils informatiques permettent aujourd’hui de gérer correctement les métadonnées.
Les plus importants sont :

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§5. Usage des métadonnées

Elles servent à identifier le bon document dans le cadre d’une recherche ou d’une transmission.

Elles servent aussi à automatiser les transferts vers des systèmes d’archivage à long terme.

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§6. Conservation

Compte tenu de l'évolution particulièrement rapide des technologies, la conservation sur le long terme représente un véritable défi dont la réponse est autant technologique qu'organisationnelle.

• Ceci nécessite d'une part un codage des données indépendant des systèmes :
  
  • soit par des formats de codage très simples, ouverts et de ce fait relativement pérennes ;
  • soit par des formats normalisés adaptés à la conservation, comme le PDF;
  • soit par une structuration des données de type XML qui permet de s'affranchir d'un format propriétaire tout en facilitant la navigation au sein du document et son exploitation.

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• D'autre part s'ajoute à cela la nécessité d'effectuer des migrations périodiques vers de nouveaux supports.

La conservation dans le temps ne touche pas que les supports, les contenus risquent également de perdre de leur exploitabilité s'ils ne sont pas entretenus car plus le temps passe et plus l'information peut devenir difficile d'accès.

Par ailleurs la conservation de la signature numérique pose un véritable problème dans la mesure où elle interdit toute migration de format de codage (au risque de perdre son intégrité) pourtant indispensable afin d'assurer la lisibilité sur le long terme. Cependant ceci est vrai si l'on veut conserver la possibilité de vérifier la signature dans le temps. En revanche, il est tout à fait possible de vérifier la signature une fois pour toute avant l'archivage des documents et de conserver la trace de ces contrôles en ayant par exemple recours à un tiers du type autorité de gestion de preuve qui par ailleurs permettra également de régler le problème de la faiblesse de tout procédé cryptographique qui ne peut résister indéfiniment aux avancées et évolutions techniques qui font qu'un jour ou l'autre il sera percé.

Important

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