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Archiver l'information



Section 6. Politique d'archivage

Plan de la section[ masquer ]

§1. Intérêt

On comprend donc l’importance pour une entreprise de mettre en place une méthodologie, une stratégie propre à l’archivage des documents. Cet archivage peut être effectué en interne (politique d’archivage interne) ou par un tiers : le tiers archiveur. Dans tous les cas, l’entreprise devra dresser un état des besoins prenant en compte les dimensions juridique, organisationnelle et technique. Cette phase visera à identifier le régime juridique des différents documents archivés par l’entreprise et de leur finalité juridique ou de gestion (courriers électroniques, actes juridiques, conditions générales, photos, plans, états de comptes bancaires, numérisation de documents papier …).
Une fois ces exigences clairement précisées, une politique d’archivage permettra de définir les rôles et obligations de chaque acteur intervenant dans le domaine d’archivage. Elle définit les procédures à respecter en termes de procédures et outils permettant de garantir la traçabilité des actions effectuées sur les documents archivés.

Conseils, trucs et astuces


La réalisation d’audit est également conseillée.


La politique d'archivage mise en œuvre doit répondre aux exigences de conservation des documents mais encore de préservation de leur valeur probante des lors que l'électronique devient la règle.
La valeur probante des documents électroniques dépend des techniques utilisées au stade du stockage.

Techniquement, la politique d'archivage devra décrire en quoi les processus mis en œuvre permettent de répondre aux exigences :

  • d'intelligibilité,
  • durabilité,
  • d'identification et
  • d'intégrité.

§2. Pas d'obligation

Attention


La mise en place d’une politique d’archivage n’est cependant pas une obligation juridique.


Mais, en détaillant les conditions de sécurité de l’archivage, ce document assurera au mieux sa fiabilité et permettra d’en rapporter la preuve devant les juges et les experts.
En outre, la Politique d’archivage doit être adaptée à la structure de l’entreprise. De ce fait, elle devra être rédigée en fonction des autres documents de l’entreprise qu’il s’agisse de la politique de sécurité de l’entreprise (surtout les grandes entreprises), la politique de gestion de preuve (pour assurer la preuve de la validité de l’écrit dans le temps), les contrats de travail, les contrats avec les prestataires, ou les chartes d’utilisation des outils informatiques ; elle doit donc être cohérente avec la politique générale de l’entreprise.

§3. Spécifications

Une politique d’archivage ne peut être standard… Elle risquerait de ne pas apporter le degré de sécurité suffisant pour l’entreprise qui y est sujette.
La sécurisation juridique des informations numériques passe par la gestion de leur cycle de vie, et pas par l'utilisation de techniques éparses sans cohérence globale.
Les projets d'archivage électronique sont complexes car ils nécessitent une phase de réflexion préalable transverse à plusieurs dimensions de l'entreprise :

La dimension juridiqueLa dimension technique et organisationnelle
Identification des contraintes juridiques liées à l'information considérée (durée de conservation, enjeu probatoire, mise en évidence des contraintes éventuelles de compliance).Qui devra apporter des réponses techniques aux spécifications issues de l'analyse juridique préalable, tout en intégrant les préconisations issues des normes d'archivage.



Remarque

Nous souhaitons insister sur l'importance de la documentation, plus couramment appelée « Politique d'archivage » .

Attention


La capacité de l'entreprise à produire sa politique d'archivage, en cas de litige sur un document restitué par son système, sera un gage a priori de la qualité du document, avant ou même en dehors de toute expertise.


§4. La fonction réglementaire de la politique d'archivage

Abstraction faite des contraintes juridiques métiers, propres aux secteurs d'activité de chaque organisation, la politique d'archivage est également un outil de conformité légale.


Exemple

Ainsi, la durée peut-être déterminée par une obligation légale, par exemple obligation de conservation des données techniques de conservation ( art L 34-1 du code des postes et des communications électroniques), obligation de conservation des contrats électroniques ( art. 27 de la loi n°2004-575 du 21 juin 2004) ou par une prescription extinctive (cf chapitres sur archives publiques et privées).

L'obligation de conservation se double de l'obligation de destruction et de sécurité s'agissant de données à caractère personnel (Loi 78-17 du 6 janvier 1978, dite loi Informatique et Liberté).

Conseils, trucs et astuces


La CNIL (Commission Nationale Informatique et Liberté) recommande que la politique d'archivage soit formalisée et puisse être communiquée aux personnes concernées le cas échéant.


§5. Les outils

Le recours aux normes n'est pas obligatoire. Toutefois, les partenaires contractuels ont la liberté d'y faire référence dans leurs conventions. Ces différentes normes peuvent servir de référentiel pour l'élaboration d'une politique d'archivage (voir chapitre Modèles et Normes).