» Acquisition

Archiver l'information



Section 12. Applications

§1. Dématérialisation

Dématérialisation des courriersDématérialisation de la factureDématérialisation des offres publiques
  • Analyse des circuits d’information interne.
  • Les étapes du processus : ouverture des courriers, suppression des éléments polluants, numérisation des documents, gestion des index, gestion des envois et workflow, archivage et sécurisation.
  • Les mentions à porter sur les factures.
  • Les factures transmises par voie électronique.
  • Les obligations relatives à la conservation et au stockage des factures.
  • Le contrôle de l’administration des procédés de transmission par voie électronique.
  • Autofacturation (émission de la facture par le client).
  • Sous-traitance de la facturation (tierce personne mandatée pour l’établissement des factures).
  • Facturation périodique.
  • Mise en ligne des documents de consultations des entreprises (DCE) : règlement de la consultation, lettre de consultation, cahier des charges, renseignements complémentaires.
  • Téléchargement des documents.
  • Mise en place de l’acte de candidature et de l’offre.
  • Réception de la “double enveloppe”.
  • Analyse des candidatures.
  • Examen des réponses.


§2. Les notaires et les huissiers entrent pleinement dans le numérique

Deux décrets du 10 août 2005 précisent les conditions d’établissement, de conservation et de copie des actes authentiques sur support électronique prévus à l’article 1317 alinéa 2 du Code civil.

Les décrets n° 2005-972 et 2005-973 modifient respectivement le décret du 29 février 1956 relatif au statut des huissiers de justice et le décret du 26 novembre 1971 relatif aux actes établis par les notaires Ces décrets rendent effective la possibilité d’établir des actes authentiques sur support électronique y compris à distance (D.N. art. 20) en complément du traditionnel support papier.

Les systèmes techniques permettant l’établissement des actes authentiques électroniques sont soumis à l’agrément des instances professionnelles supérieures de chaque profession (art. 26 D.H. et art 16 D.N.), ce qui permettra de garantir l’interopérabilité des systèmes au sein des professions.

Les actes authentiques électroniques dressés par les officiers publics sont signés au moyen d’une signature électronique sécurisée (décret n° 2001-272) mais certains actes conservent les vestiges de « l’acte papier » puisque « pour leur signature, les parties et les témoins doivent utiliser un procédé permettant l’apposition sur l’acte notarié, visible à l’écran, de l’image de leur signature manuscrite » (D.N. 17 al. 3).

Ainsi que l’avait recommandé le Forum des droits sur l’internet, la conservation des actes électroniques est assurée par un minutier central placé sous le contrôle de chaque profession concernée (D.H. art. 29-4 et D.N. art. 28). Cette conservation se fait dans des conditions garantissant l’intégrité et la lisibilité de l’acte mais aussi sa traçabilité. L’accès à l’acte est réservé à la personne qui le détient ou l’enregistre dans le minutier central (D.H. art. 29-4 al. 4 et D.N. art. 28-3 al. 3).

Des copies authentiques ou des expéditions des actes peuvent être délivrées quel que soit le support initial de l’acte ou le support final de la copie (D.H. art. 29-6 et D.N. art. 33), confirmant ainsi l’équivalence des supports.


Remarque

Cependant certaines procédures nécessitent encore une « re-matérialisation » de l’acte (D.H. 29-6 al.3) de façon sécurisée sa comptabilité informatique en pouvant garantir au fisc que celle-ci n'a pas objet d'une publication, l'usage d'un dépôt notarié garantit le secret du contenu du dépôt.

§3. La facture électronique

La facture est un élément central des transactions mais sa reconnaissance sous forme électronique reste cantonnée à la matière fiscale.

Le décret n°2003 -659 du 18 juillet 2003 est intervenu pour définir les modalités d'émission et de conservation des factures transmises par voie électronique et sécurisées au moyen d'une signature électronique. Un arrêté du 18 juillet 2003 a fixé les conditions d'émission et de conservation des factures dématérialisées.

Les factures électroniques doivent être conservées dans leur format original c’est à dire sur support informatique pendant une durée au moins égale au délai de droit de reprise tel qu'énoncé à l'alinéa 1er de l'article L. 169 du livre des procédures fiscales (LPF), sur tout support au choix de l'entreprise pendant les trois années suivantes. En cas de contrôle, si l'administration constate un défaut de conservation total ou partiel, celui -ci sera sanctionné par la remise en cause des déductions fiscales de TVA.

La facture émise et celle reçue doivent être identiques et restituables par l'entreprise à qui l'administration en fait la demande, dans un format habituellement admis dans les usages commerciaux.
Des exigences sont imposées par les textes pour la signature fiscale. La signature doit être propre au signataire, permettre d'identifier le signataire, être créée par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusif, garantir le lien pour détecter toute modification. Les textes fiscaux préconisent l'utilisation d'un système de chiffrement des données reposant sur les technologies de cryptographie asymétrique. L'utilisation d'un certificat électronique délivré par un prestataire de services de certification électronique (PSCE) est exigée.

Les factures, la signature électronique à laquelle elles sont liées ainsi que le certificat électronique attaché aux données de vérification de la signature électronique doivent être conservés dans leur contenu originel pour constituer une facture d'origine. La valeur probante d'une facture est liée essentiellement à l'utilisation d'un dispositif technique assurant au système une fiabilité permettant d'assimiler la facture transmise par voie électronique à un original.

§4. Les huissiers de justice s’affranchissent du papier

La nécessité de garantir l’intégrité et la pérennité des actes authentiques et de tous les documents électroniques établis ou conservés par les huissiers de justice a incité la Chambre Nationale des Huissiers de justice à confier à la société Expérian la mise en place d’une solution de conservation électronique centralisée. Cette solution repose sur la plate-forme de dématérialisation de documents et intègre le coffre-fort électronique.

Cette plate-forme donne aux huissiers accès à des services complémentaires, le minutier central qui rassemble l’ensemble des premiers originaux de l’étude dématérialisées et archivés par la profession, un service d’archivage sécurisé de documents électroniques, un envoi de courriers électroniques certifiés, un véritable coffre-fort permettant d’archiver les documents pour lesquels les entreprises ou particuliers ont souhaité qu’un procès verbal de dépôt soit établi par huissier.

§5. L’acte authentique devant notaire devient électronique

Rachida Dati a officiellement lancé le 28 octobre 2008 depuis le conseil du notariat la version électronique des actes authentiques mode privilégié de l’intervention du notaire. Concrètement, les parties se rendront toujours à l’étude pour signer un acte authentique mais et c’est l’évolution majeure, elles le feront désormais de manière électronique en apposant leur signature sur une tablette numérique.

En pratique, pour lancer chaque procédure de signature d’un acte authentique électronique, chaque notaire détient une clé REAL, une sorte de clé USB personnelle dont l’accès est sécurisé par un code PIN qu’il doit insérer dans le port USB de son ordinateur. Elle contient l’ensemble des éléments d’identification du notaire ainsi que son signature numérique.