Archiver l'information

Section 11. Référentiel et modèles

Depuis plusieurs années, le développement de la dématérialisation fait que le besoin de normes destinées à permettre de définir, de concevoir, de développer, d'exploiter des systèmes d'archivage se ressent de plus en plus. En effet, la grande majorité des solutions installées étant conçues pour des raisons légales et réglementaires, il est essentiel de pouvoir en vérifier leur conformité aux lois et leur capacité à répondre aux exigences réglementaires. La loi ne détaille pas la façon pratique d’archiver des documents numériques. En conséquence, les normes jouent un rôle essentiel car elles sont représentatives de l’« état de l’art ».

La référence ISO 15836 –Dublin Core

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§1. La norme NF Z42-013 de juillet 1999 révisée en décembre 2001

Important

Elle propose différentes options techniques en fonction des besoins. Pour chaque option, elle impose des conditions en termes de durabilité et de fidélité technique des systèmes.

Cette norme permet de stocker des documents sur des disques WORM (Write Once Read Many) non réinscriptibles, c’est à dire que l’on met en œuvre des supports offrant pour l’écriture une transformation irréversible. La norme préconise des formats d’encodage standards, de façon à ce que les utilisateurs puissent recourir à plusieurs sources d’outils de restitution (ex : format tiff, sgml avec ses variantes xml et html, pdf). Les procédures opérationnelles du système d’archivage doivent être établies par écrit et documentées et le système d’archivage doit assurer la traçabilité des enregistrements et être audité périodiquement. La mise en place d’une solution d’archivage implique une forte imbrication des dimensions juridique, technique et organisationnelle qui doivent être menées de concert en fonction les besoins d’archivage des documents de l’organisation en cause (entreprises privées ou publiques, administrations, …).En conséquence, ce qui compte, c'est la certitude que l'écrit émane bien de celui auquel il pourrait être opposé et que ni son origine, ni son contenu n'ont été modifiés ou falsifiés. Si pour l'établissement de l'acte, le texte ne renvoie pas à un décret en Conseil d'Etat pour apprécier les modalités de respect de ces conditions, il convient de se reporter au nouvel article 1316-4 du code civil relatif à la signature électronique.

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§2. La norme ISO 14721 OAIS sur l'archivage électronique à long terme

Important

Elle permet une véritable comparaison et une mise en évidence des différences entre les archives aussi bien actuelles que futures. Elle fournit une base pour le développement des futurs standards dans le domaine de l’archivage.

Important

On peut s’inspirer de ce modèle d’archivage historique pour concevoir l’archivage courant et intermédiaire des données structurées à conserver dans le système d’archivage électronique d’une entreprise ou d’un organisme. Après avoir introduit l’objet du document et son domaine d’application, le modèle présente l’organisation à mettre en place entre un contributeur, un utilisateur et le management d’un OAIS, et décrit leurs rôles, leurs responsabilités et leurs interactions. Il définit ensuite l’unité d’archive élémentaire et décrit comment elle doit être pérennisée grâce à plusieurs catégories de métadonnées. Le modèle OAIS est découpé en six entités fonctionnelles principales :

• entrées,
• stockage,
• gestion des données,
• administration,
• planification de la pérennisation,
• et accès.
  

Le modèle d’information décrit ensuite les catégories d’informations échangées et gérées dans un OAIS.
Une autre dimension de la pérennisation est abordée, celle de la migration inéluctable et récurrente de données numériques à conserver indéfiniment.

Le programme ADELE d'administration électronique emploie la norme OAIS d'archivage électronique utilisant des métadonnées.

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§3. La norme ISO : NF ISO 15489-1 d'avril 2002 sur le RECORD MANAGEMENT

Elle met en exergue les notions de disponibilité, d’accessibilité, de durabilité (pérennité), d’intégrité et de confidentialité des données ainsi que l’identification, l’authentification et la traçabilité.

Important

Le « Records Management » comporte la mise en place de politiques et de normes, la répartition des responsabilités et des compétences, l’élaboration, la validation et la diffusion de procédures, la conception, mise en œuvre et maintenance de systèmes pour l’organisation et la gestion des documents d’archives.

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§4. MOREQ (MOdels REQuirements for the management of electronic records) NF ISO 15489-2

Important

Il insiste principalement sur les exigences fonctionnelles pour l’archivage électronique à des fins de preuve à l’aide d’un système d’archivage électronique (SAE). Les spécifications sont rédigées pour être également applicables au secteur public et aux entreprises du secteur privé qui souhaitent mettre en place un SAE, ou qui souhaitent évaluer la capacité de leur système existant au regard de l’archivage électronique. Bien qu’il s’agisse essentiellement de spécifications fonctionnelles, il est évident que des éléments non-fonctionnels jouent un rôle central dans le succès d’un SAE, de même que pour tout système d’information. Toutefois, ces éléments non fonctionnels varient considérablement d’un environnement à l’autre. C’est pourquoi ces éléments ne sont décrits que sommairement.

Ainsi, les spécifications se prononcent sur les exigences de gestion des documents archivés, mais elles n’incluent pas toutes les fonctionnalités associées au suivi des adresses de localisation, au code-barre, etc. De même, les étapes pratiques de mise en place d’un SAE ne rentrent pas dans le champ du modèle.