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» Acquisition
Archiver l'information
Section 2. Archivage électronique
§1. Définition
Important
Définition :
L’archivage de contenus numériques est l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus électroniques sur un support sécurisé dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps , que ce soit à titre de preuve ou à titre informatif.
Le contenu archivé est considéré comme figé et ne peut donc être modifié. La durée de l’archivage est fonction de la valeur du contenu.
§2. Spécificités de l’archivage électronique
Jusqu’à une période extrêmement récente, l’archivage ne reposait que sur la conservation physique de supports documentaires. Grâce au développement des technologies de l’information, on dispose maintenant d’une alternative à ces méthodes : l’archivage électronique.
Les motivations et finalités de celle-ci sont bien évidemment les mêmes que celles de l’archivage traditionnel, mais elle présente un certain nombre de caractéristiques offrant des avantages significatifs.
| Simplicité | Accessibilité de l'information | Réduction des coûts | Réduction des risques |
L’accès à une archive passe nécessairement par la formulation d’une demande auprès d’un service d’archives. Un système d’archivage électronique peut permettre la consultation directe des archives, depuis le poste de travail de l’utilisateur.
Un système d’archivage électronique permet plus facilement de fédérer à travers un outil de recherche unique l’accès à différents fonds. | L’archivage électronique peut permettre un accès permanent (7 jours sur 7, et 24 heures sur 24) aux archives, quelle que soit la localisation du demandeur. De même, dans le cas de l’archivage électronique, la concurrence d’accès à une archive ne pose aucun problème. | La gestion d’archives physiques traditionnelles nécessite de la mise en œuvre d’une logistique relativement lourde. Il faut pouvoir disposer de locaux et de personnel dédiés, et souvent de moyens de reprographie. Le passage à un système d’archivage électronique permet de réduire, voire d’éliminer les coûts induits par cette structure. | Ce dernier aspect est certainement le domaine où l’archivage électronique présente les avantages les plus décisifs par rapport aux méthodes traditionnelles :
- Le premier avantage significatif est la confidentialité (le passage à un archivage électronique permet de mettre en place un contrôle strict et une traçabilité complète des accès aux archives),
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diminution du risque de perte (les risques de perte de documents archivés lors de leur consultation, ou suite à une erreur de reclassement, sont également éliminés),
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la gestion en cas de sinistre ( On pense naturellement à des événements « spectaculaires », tels qu’un incendie ou une inondation, mais des aléas plus insidieux peuvent également mettre en péril un fond d’archive : humidité, insectes, rongeurs, etc., ou plus simplement la mauvaise qualité des papiers ou des encres… On dispose aujourd'hui de tous les moyens techniques nécessaires (backup, réplication, etc.) à la sécurisation de manière satisfaisante du système d’archivage électronique.
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§3. L’archivage électronique à valeur probatoire
Attention
Une des principales motivations de l’archivage est de se conformer aux exigences légales et règlementaires.
En effet, les législations nationales et internationales posent un certain nombre d’obligations aux entreprises et aux administrations, quant à la conservation de leurs archives. Au-delà des lois elles-mêmes, des règlementations sectorielles peuvent également poser leurs propres conditions.
Le problème est que la plupart de ces textes (en particulier légaux) sont assez anciens, et n’avaient pas été pensés, à l’origine, en intégrant les phénomènes de dématérialisation. Il fallait donc définir les conditions dans lesquelles un document dématérialisé pouvait être admis en preuve au même titre qu’un document papier traditionnel.
§4. L’archivage légal n’existe pas
Une clarification s’impose quant à l’utilisation des termes « archivage légal » et « archivage à valeur probatoire ». Le premier est impropre et devrait être banni. Il n’y a pas de loi, pas de label, pas de norme qui confère à un produit ou un service d’archivage l’étiquette « légal ». En cas de conflit sur la valeur probatoire d’un document, c’est le juge qui décidera de sa fiabilité, en vertu des pouvoirs qui lui sont conférés par les textes.
Mais si c’est au juge de décider, il fondera cette décision sur les éléments d’appréciation qui seront portés à sa connaissance. Il faut en conséquence que le système d’archivage réponde aux exigences posées par la loi pour attribuer une valeur probante à un écrit numérique.
Il est fondamental de conserver, au-delà du document lui-même, tous les éléments « probatoires » qui pourront étayer sa validité.
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Remarque
On parle alors d’ « archivage à valeur probatoire » qui est la prise en compte
- d’un cadre législatif, Article 1316-2 du code civil et Article 287 NCPC
- d’une approche « métier » basée sur des processus administratifs et/ou commerciaux intégrant les contraintes ou directives sectorielles.
- d’un état de l’art technologique.
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