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Section 1. Archivage - Généralités

Plan de la section[ masquer ]

§1. Qu’est-ce qu’une archive ?

Avant tout, il faut définir ce qu’est une archive. Si l’on interroge le commun des mortels, on obtient le plus souvent une réponse à la conception ordinaire et la plus usuelle : « Une archive, c’est un document ancien, et essentiellement sous forme papier ! C’est un document administratif, de la "paperasse" dont on n’a plus besoin, mais qu’on est obligé de garder… Alors on le stocke…»

Cette définition simpliste est évidemment très réductrice et ne résiste pas à l’analyse.

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La notion traditionnelle de document a totalement évolué depuis l’avènement de l’informatique : Un fichier texte ou un e-mail est-il un document ? Oui, si l’on se réfère à l’usage qu’on en fera, mais évidemment non dans sa forme !
Une archive n’est pas nécessairement ancienne. En fait dès lors qu’il n’est plus appelé à évoluer, un document est éligible au statut d’archive. Une facture émise, par exemple, n’évoluera plus jamais. Même si elle comporte des erreurs, on émettra un avoir, ou une autre facture, mais la facture initiale ne sera pas modifiée pour autant et devra être conservée.

Attention


Les archives sont l’ensemble des documents produits dans l’exercice d’une activité pour garder trace des actions d’une personne, ou d’une organisation publique ou privée à travers des supports variés tels des papiers, des photographies, des données électroniques... mais aussi des films sur support photographique, ou encore des données électroniques stockées sur une disquette ou sur un cédérom...


S’il n’existe évidemment pas de définition « universelle » de la notion d’archive, on peut néanmoins, en prenant en considération ces différents points, en imaginer une plus rationnelle. A cet égard, la loi française (Code du Patrimoine) en propose une, bien plus satisfaisante :
« …Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité…»

A cette définition, il faut ajouter le texte de référence qui organise le régime des archives constitué par la loi du 3 janvier 1979 sur les archives, intégrée dans le code du patrimoine.

§2. Qu’est ce que l’archivage ?

Le Code du Patrimoine français en propose une définition assez claire : « …L'ensemble des actions, outils et méthodes mises en œuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations, dans le but de les exploiter éventuellement ultérieurement…. »


Remarque

Dans une approche plus pragmatique et concrète, l’archivage peut être défini comme la conservation volontaire, organisée, sécurisée pour une période relativement longue d’une information qui n’a plus nécessairement d’utilité immédiate en vue d’un éventuel usage ultérieur.

§3. Archivage et stockage

C'est sans doute entre ces deux notions que la confusion est la plus grande. Dans le monde de l'informatique, les notions de sauvegarde, d'enregistrement, de stockage et d'archivage sont globalement synonymes. Or juridiquement, elles ne le sont pas : le stockage est un acte matériel alors que l'archivage est un acte juridique.

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§4. Pourquoi archiver ?

La conservation des archives répond à un triple intérêt :

Organiser la gestion des documentsJustifier les droits des personnes physiques ou moralesSauvegarder la mémoire
Elle permet d’organiser la gestion courante d’un service (en administration comme en entreprise), et de disposer en permanence des informations utiles.Elle permet de justifier les droits et obligations des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, et en cas de contestation, de posséder des preuves.Elle permet, en constituant les matériaux de l’Histoire, de sauvegarder la mémoire.


Il va sans dire que la mise en œuvre de l’archivage représente un effort pour toute organisation. Des investissements humains et matériels, parfois lourds, peuvent s’avérer nécessaires, et doivent donc trouver une réelle justification. Chaque organisation peut avoir ses spécificités, mais on peut considérer que les deux principales motivations pour archiver sont les suivantes :

La fonction de preuve :La fonction de mémoire :
archiver, c’est pour l’entreprise apporter la preuve de ses engagements et de l’exécution de ses obligations vis-à-vis d’un grand nombre de partenaires : actionnaires, fournisseurs, clients, salariés, administration, justice, etc.archiver, c’est assurer, à partir du rassemblement d’éléments antérieurs, une base de référence en vue d’une action opérationnelle et d’une prise de décision éclairée (administration, finance, vente, marketing, etc.).


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