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Section 1. Archivage - Généralités
Plan de la section[ masquer ]
§1. Qu’est-ce qu’une archive ?
Avant tout, il faut définir ce qu’est une archive. Si l’on interroge le commun des mortels, on obtient le plus souvent une réponse à la conception ordinaire et la plus usuelle : « Une archive, c’est un document ancien, et essentiellement sous forme papier ! C’est un document administratif, de la "paperasse" dont on n’a plus besoin, mais qu’on est obligé de garder… Alors on le stocke…»
Cette définition simpliste est évidemment très réductrice et ne résiste pas à l’analyse.
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Une archive n’est pas nécessairement ancienne. En fait dès lors qu’il n’est plus appelé à évoluer, un document est éligible au statut d’archive. Une facture émise, par exemple, n’évoluera plus jamais. Même si elle comporte des erreurs, on émettra un avoir, ou une autre facture, mais la facture initiale ne sera pas modifiée pour autant et devra être conservée. AttentionLes archives sont l’ensemble des documents produits dans l’exercice d’une activité pour garder trace des actions d’une personne, ou d’une organisation publique ou privée à travers des supports variés tels des papiers, des photographies, des données électroniques... mais aussi des films sur support photographique, ou encore des données électroniques stockées sur une disquette ou sur un cédérom...
S’il n’existe évidemment pas de définition « universelle » de la notion d’archive, on peut néanmoins, en prenant en considération ces différents points, en imaginer une plus rationnelle. A cet égard, la loi française (Code du Patrimoine) en propose une, bien plus satisfaisante :
A cette définition, il faut ajouter le texte de référence qui organise le régime des archives constitué par la loi du 3 janvier 1979 sur les archives, intégrée dans le code du patrimoine. §2. Qu’est ce que l’archivage ?
Le Code du Patrimoine français en propose une définition assez claire : « …L'ensemble des actions, outils et méthodes mises en œuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations, dans le but de les exploiter éventuellement ultérieurement…. »
§3. Archivage et stockage
C'est sans doute entre ces deux notions que la confusion est la plus grande. Dans le monde de l'informatique, les notions de sauvegarde, d'enregistrement, de stockage et d'archivage sont globalement synonymes. Or juridiquement, elles ne le sont pas : le stockage est un acte matériel alors que l'archivage est un acte juridique.
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§4. Pourquoi archiver ?
La conservation des archives répond à un triple intérêt :
Il va sans dire que la mise en œuvre de l’archivage représente un effort pour toute organisation. Des investissements humains et matériels, parfois lourds, peuvent s’avérer nécessaires, et doivent donc trouver une réelle justification. Chaque organisation peut avoir ses spécificités, mais on peut considérer que les deux principales motivations pour archiver sont les suivantes :
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