Conservation électronique du document
Compte tenu de l'évolution particulièrement rapide des technologies, la conservation sur le long terme représente un véritable défi dont la réponse est autant technologique qu'organisationnelle.
Ceci nécessite d'une part un codage des données indépendant des systèmes :
soit par des formats de codage très simples, ouverts et de ce fait relativement pérennes ;
soit par des formats normalisés adaptés à la conservation, comme le PDF;
soit par une structuration des données de type XML qui permet de s'affranchir d'un format propriétaire tout en facilitant la navigation au sein du document et son exploitation.
D'autre part s'ajoute à cela la nécessité d'effectuer des migrations périodiques vers de nouveaux supports.
La conservation dans le temps ne touche pas que les supports, les contenus risquent également de perdre de leur exploitabilité s'ils ne sont pas entretenus car plus le temps passe et plus l'information peut devenir difficile d'accès.
Par ailleurs la conservation de la signature numérique pose un véritable problème dans la mesure où elle interdit toute migration de format de codage (au risque de perdre son intégrité) pourtant indispensable afin d'assurer la lisibilité sur le long terme. Cependant ceci est vrai si l'on veut conserver la possibilité de vérifier la signature dans le temps. En revanche, il est tout à fait possible de vérifier la signature une fois pour toute avant l'archivage des documents et de conserver la trace de ces contrôles en ayant par exemple recours à un tiers du type autorité de gestion de preuve qui par ailleurs permettra également de régler le problème de la faiblesse de tout procédé cryptographique qui ne peut résister indéfiniment aux avancées et évolutions techniques qui font qu'un jour ou l'autre il sera percé.
Garantir l'intégrité dans le temps
Le forum des droits sur l'internet a publié des recommandations concernant la garantie de l'intégrité dans le temps.
La notion d'intégrité doit être assurée par le respect cumulée des trois critères suivants :
la lisibilité du document ;
la stabilité du contenu informationnel ;
la traçabilité des opérations sur le document.
Les migrations n'affectent pas le statut juridique d'origine du document si l'intégrité peut-être vérifiée. Dans le cas de documents signés au moyen d'un procédé cryptographique, des vérifications sont nécessaires et leurs résultats devront être conservés dans les métadonnées associées au document.
