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- 1. Les métadonnées

Pérennité du document numérique

La caractéristique essentielle du document numérique par rapport au document papier tient en sa structure.

Le document papier se donne à voir dans sa simplicité voire dans la transparence de sa texture. La structure d'un document papier se réduit techniquement...à la qualité des fibres du papier et de l'encre utilisés.

Le document numérique au contraire cache beaucoup plus de choses qu'il n'en montre. Il s'agit un d'ensemble beaucoup plus complexe qui comporte trois grands aspects :

Sa présentation visuelle	Les données qu'il contient	Les métadonnées
La présentation visuelle du document résulte de la manière dont il donne à voir les données qu'il contient. L'apparence physique du document peut varier en fonction du système d'information dans lequel il est lu et cela peut quelque fois en changer le sens ou sa portée. Par exemple, un message électronique écrit en HTML n'a pas la même apparence en mode texte brut. Pour autant, il s'agit bien du même contenu.	Il s'agit de l'ensemble des informations contenues dans le fichier représentant le document. Ces informations sont bien souvent plus importantes que les seules informations accessible par la représentation visuelle.	Il s'agit d'informations générales contenues dans le fichier et permettant de qualifier le document (auteur, date de création, mots clés, etc.). Elles sont bien souvent invisibles pour l'utilisateur. Elles servent à identifier le bon document dans le cadre d'une recherche ou d'une transmission, mais aussi à automatiser les transferts vers des systèmes d'archivage à long terme.

Sa présentation visuelle

Les données qu'il contient

Les métadonnées

La présentation visuelle du document résulte de la manière dont il donne à voir les données qu'il contient.

L'apparence physique du document peut varier en fonction du système d'information dans lequel il est lu et cela peut quelque fois en changer le sens ou sa portée. Par exemple, un message électronique écrit en HTML n'a pas la même apparence en mode texte brut. Pour autant, il s'agit bien du même contenu.

Il s'agit de l'ensemble des informations contenues dans le fichier représentant le document. Ces informations sont bien souvent plus importantes que les seules informations accessible par la représentation visuelle.

Il s'agit d'informations générales contenues dans le fichier et permettant de qualifier le document (auteur, date de création, mots clés, etc.). Elles sont bien souvent invisibles pour l'utilisateur.

Elles servent à identifier le bon document dans le cadre d'une recherche ou d'une transmission, mais aussi à automatiser les transferts vers des systèmes d'archivage à long terme.

1. Les métadonnées

Il existe de nombreux standards de métadonnées. Le plus usuel et le plus simple est le Dublin Core normalisé sous la référence ISO 15836.

Il propose quinze éléments pour gérer des documents et des données dans un but de pérennisation.

La plupart des outils informatiques permettent aujourd'hui de gérer correctement les métadonnées.

Les plus importants sont :

L'identifiant	Les métadonnées de description	Les métadonnées de pérennisation
Il doit être unique dans l'organisation. Il doit être le plus simple possible.	les auteurs un titre un type qui associé au classement peut déterminer son cycle de vie (durée d'utilité et durée de conservation) une date de référence les relations (appartenance à un dossier, un projet, une affaire ...) un état : sa vie en compte quatre (document de travail, document validé, document périmé) les durées d'utilité : la durée d'utilisation (DUA) contient les deux premiers âges du cycle de vie ( actif ou vivant, semi-actif ou intermédiaire). L'âge actif est celui durant lequel le document sert quotidiennement pour le suivi des affaires. L'âge semi-actif est celui durant lequel le document est plus rarement utilisé. Lorsqu'il n'a plus d'utilité et n'a plus qu'une utilité de mémoire, le document peut-être conservé pour une besoin historique ou de manière définitive. (voir chapitre sur les durées) la durée de conservation : Elle est déterminée en fonction du type du document, de ses usages et des risques qu'accepte de prendre l'établissement ou l'organisme. un historique : Il s'agit de la gestion des versions. Chaque action doit être horodatée et on doit conserver l'identité de l'auteur.	Ce sont essentiellement des données techniques. Elles donnent de l'information sur les formats de données, sur les systèmes qui ont servi à les produire et sur leurs versions. Elles sont indispensables pour assurer la lisibilité des données et permettre la migration d'un format à un autre mieux maîtrisé. Ce sont aussi ces métadonnées qui vont régir l'accès de chaque individu aux données. On doit se conformer à la loi de 1978 et à l'ordonnance de 2005 pour tout accès.

L'identifiant

Les métadonnées de description

Les métadonnées de pérennisation

Il doit être unique dans l'organisation. Il doit être le plus simple possible.

les auteurs
un titre
un type qui associé au classement peut déterminer son cycle de vie (durée d'utilité et durée de conservation)
une date de référence
les relations (appartenance à un dossier, un projet, une affaire ...)
un état : sa vie en compte quatre (document de travail, document validé, document périmé)
les durées d'utilité : la durée d'utilisation (DUA) contient les deux premiers âges du cycle de vie ( actif ou vivant, semi-actif ou intermédiaire). L'âge actif est celui durant lequel le document sert quotidiennement pour le suivi des affaires. L'âge semi-actif est celui durant lequel le document est plus rarement utilisé. Lorsqu'il n'a plus d'utilité et n'a plus qu'une utilité de mémoire, le document peut-être conservé pour une besoin historique ou de manière définitive. (voir chapitre sur les durées)
la durée de conservation : Elle est déterminée en fonction du type du document, de ses usages et des risques qu'accepte de prendre l'établissement ou l'organisme.
un historique : Il s'agit de la gestion des versions. Chaque action doit être horodatée et on doit conserver l'identité de l'auteur.

Ce sont essentiellement des données techniques. Elles donnent de l'information sur les formats de données, sur les systèmes qui ont servi à les produire et sur leurs versions. Elles sont indispensables pour assurer la lisibilité des données et permettre la migration d'un format à un autre mieux maîtrisé.

Ce sont aussi ces métadonnées qui vont régir l'accès de chaque individu aux données. On doit se conformer à la loi de 1978 et à l'ordonnance de 2005 pour tout accès.

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