Pérennité du document numérique
La caractéristique essentielle du document numérique par rapport au document papier tient en sa structure.
Le document papier se donne à voir dans sa simplicité voire dans la transparence de sa texture. La structure d'un document papier se réduit techniquement...à la qualité des fibres du papier et de l'encre utilisés.
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Le document numérique au contraire cache beaucoup plus de choses qu'il n'en montre. Il s'agit un d'ensemble beaucoup plus complexe qui comporte trois grands aspects :
Sa présentation visuelle | Les données qu'il contient | Les métadonnées |
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La présentation visuelle du document résulte de la manière dont il donne à voir les données qu'il contient. L'apparence physique du document peut varier en fonction du système d'information dans lequel il est lu et cela peut quelque fois en changer le sens ou sa portée. Par exemple, un message électronique écrit en HTML n'a pas la même apparence en mode texte brut. Pour autant, il s'agit bien du même contenu. | Il s'agit de l'ensemble des informations contenues dans le fichier représentant le document. Ces informations sont bien souvent plus importantes que les seules informations accessible par la représentation visuelle. | Il s'agit d'informations générales contenues dans le fichier et permettant de qualifier le document (auteur, date de création, mots clés, etc.). Elles sont bien souvent invisibles pour l'utilisateur. Elles servent à identifier le bon document dans le cadre d'une recherche ou d'une transmission, mais aussi à automatiser les transferts vers des systèmes d'archivage à long terme. |
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1. Les métadonnées
Il existe de nombreux standards de métadonnées. Le plus usuel et le plus simple est le Dublin Core normalisé sous la référence ISO 15836.
Il propose quinze éléments pour gérer des documents et des données dans un but de pérennisation.
La plupart des outils informatiques permettent aujourd'hui de gérer correctement les métadonnées.
Les plus importants sont :
L'identifiant | Les métadonnées de description | Les métadonnées de pérennisation |
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Il doit être unique dans l'organisation. Il doit être le plus simple possible. |
| Ce sont essentiellement des données techniques. Elles donnent de l'information sur les formats de données, sur les systèmes qui ont servi à les produire et sur leurs versions. Elles sont indispensables pour assurer la lisibilité des données et permettre la migration d'un format à un autre mieux maîtrisé. Ce sont aussi ces métadonnées qui vont régir l'accès de chaque individu aux données. On doit se conformer à la loi de 1978 et à l'ordonnance de 2005 pour tout accès. |