Politique d'archivage
La sécurisation juridique des informations numériques passe par la gestion de leur cycle de vie, et pas par l'utilisation de techniques éparses sans cohérence globale.
On comprend l'importance pour une entreprise de mettre en place une méthodologie, une stratégie propre à l'archivage des documents. Cet archivage peut être effectué en interne (politique d'archivage interne) ou par un tiers : le tiers archiveur. Dans tous les cas, l'entreprise devra dresser un état des besoins prenant en compte les dimensions juridique, organisationnelle et technique. Cette phase visera à identifier :
le régime juridique des différents documents archivés par l'entreprise et leur finalité juridique ou de gestion (courriers électroniques, actes juridiques, conditions générales, photos, plans, états de comptes bancaires, numérisation de documents papier ...) ;
les réponses techniques qui peuvent être apportées aux spécifications issues de l'analyse juridique préalable, tout en intégrant les préconisations issues des normes d'archivage.
Une fois ces exigences clairement précisées, une politique d'archivage permettra de définir les rôles et obligations de chaque acteur intervenant dans le domaine d'archivage. Elle définit les procédures à respecter en termes de procédures et outils permettant de garantir la traçabilité des actions effectuées sur les documents archivés.
Le recours aux normes n'est pas obligatoire. Ces différentes normes peuvent servir de référentiel pour l'élaboration d'une politique d'archivage. Les partenaires contractuels ont la liberté d'y faire référence dans leurs conventions, mais leur respect renforcera la valeur probante des documents.
Conseils, trucs et astuces :
La réalisation d'audit est également conseillée.
Techniquement, la politique d'archivage devra décrire en quoi les processus mis en œuvre permettent de répondre aux exigences :
d'intelligibilité ;
de durabilité ;
d'identification ;
d'intégrité.
Attention :
La mise en place d'une politique d'archivage n'est cependant pas une obligation juridique. Mais, en détaillant les conditions de sécurité de l'archivage, ce document assurera au mieux sa fiabilité et permettra d'en rapporter la preuve devant les juges et les experts.
Remarque :
Une politique d'archivage ne peut être standard... Elle risquerait de ne pas apporter le degré de sécurité suffisant pour l'entreprise qui y est sujette. Elle doit donc être adaptée à la structure de l'entreprise.
De ce fait, elle devra être rédigée en fonction des autres documents de l'entreprise qu'il s'agisse de la politique de sécurité de l'entreprise (surtout les grandes entreprises), la politique de gestion de preuve (pour assurer la preuve de la validité de l'écrit dans le temps), les contrats de travail, les contrats avec les prestataires, ou les chartes d'utilisation des outils informatiques ; elle doit donc être cohérente avec la politique générale de l'entreprise.
