Spécificités de l'archivage électronique
L'utilisation de supports numériques offre des avantages tout à fait significatifs par rapport à l'archivage papier traditionnel.
Consultation directe des archives depuis un poste utilisateur | Accès permanent | Concurrence d'accès | Réduction des coûts | Réduction des risques |
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Dans la majorité des cas, l'accès à un système d'archivage traditionnel passe par la formulation d'une demande auprès d'un service d'archives. Un système d'archivage électronique peut permettre la consultation directe des archives, depuis le poste de travail de l'utilisateur. D'autre part, il permet plus facilement de fédérer, à travers un outil de recherche unique, l'accès à différents fonds. | L'archivage électronique peut permettre un accès permanent (7 jours sur 7, et 24 heures sur 24) aux archives, quelle que soit la localisation du demandeur. De même, dans le cas de l'archivage électronique, la concurrence d'accès à une archive ne pose aucun problème. | Chose impossible dans le cas de l'archivage traditionnel, l'archivage électronique permet à plusieurs personnes de consulter le même document en parallèle. | La gestion d'archives physiques traditionnelles nécessite de la mise en œuvre d'une logistique relativement lourde. Il faut pouvoir disposer de locaux et de personnel dédiés, et souvent de moyens de reprographie. Le passage à un système d'archivage électronique permet de réduire, voire d'éliminer les coûts induits par cette structure. | Ce dernier aspect est certainement le domaine où l'archivage électronique présente les avantages les plus décisifs par rapport aux méthodes traditionnelles :
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