1. Technique de l'archivage électronique

La conservation des actes juridiques est une des conditions du principe d’équivalence fonctionnelle avec le support papier. On différencie :

• le cloud classique permet de stocker des informations, à l’instar d’un disque dur externe, sans organisation particulière des documents ni réflexion sur la conservation à long terme ;
  
  Ex.Dropbox, GoogleDocs, Hubic, icloud... 

• la gestion électronique de document (GED) permet le stockage, l’indexation, le suivi de la modification de documents et le partage de documents ;
  
  Ex.Nuxeo, myDoc3D, Qualios, OpenDocMan...

• le coffre-fort numérique peut être un composant d’une application pour y apporter sécurité et vocation probatoire ou un service sécurisé et à vocation probatoire permettant à un utilisateur de conserver des documents et donneées et de faire valoir ses droits si besoin ;
  
  Ex.MyPeopleDoc, e-coffre-fort, Digiposte...

• le système d’archivage électronique (SAE) permet de restituer un plan de classement, d’accéder et de restituer un document authentique et intègre et de gérer des règles de conservation. Un SAE doit garantir la pérennité, l’intégrité, la confidentialité et l’accessibilité des documents archivés.
  Ex.Sicem, Vitam, NovaDoc... 

Le format du fichier doit faire l’objet d’une attention particulière en vue de son archivage électronique pour que son intégrité ne puisse être contestée.

Les formats à proscrire	Les formats à retenir
.doc .odt .pages .tiff	.xml .jpeg .mepg2 .mpeg4 .pdf (PDF/A)

Voir plus précisément, DINUM, Référentiel général d'interopérabilité.

2. Durée de l'archivage

La mise en place d’un archivage électronique nécessite de définir la durée de conservation des informations et documents archivés.

Lorsque sont en jeu des données à caractère personnel, le oblige à la limitation de la conservation des données en définissant une durée qui soit proportionnée aux finalités poursuivies. A cette fin, la CNIL identifie le « cycle de vie de la donnée personnelle » en trois phases :

• la conservation en base active pendant une durée nécessaire à la poursuite de la/des finalité(s) du traitement ;
• l’archivage intermédiaire pendant lequel les données ne sont plus exploitées mais peuvent conserver un intérêt administratif pour le responsable de traitement ou pour répondre à une obligation légale ;
• l’archivage définitif pour les données qui le nécessitent.

Parfois, le législateur impose une durée légale de conservation :

Bulletin de salaire par l'employeur	5 ans
Documents comptables	10 ans
Contrats en ligne avec un consommateur	10 ans
Contrat de prêt immobilier	2 ans après la dernière échéance

En l'absence de durée légale de conservation d'une donnée, il convient d'établir un référentiel de conservation de ces données en suivant les étapes recommandées par le CR2PA :

• 1^ère étape : Collecte du matériau de base
  => Il convient d'identifier l'ensemble des informations et documents faisant/devant faire l'objet d'un archivage.

• 2^ème étape : Analyse des risques
  => Il convient d'identifier les informations et les documents a? risque et d'e?valuer ce risque dans le temps pour déterminer la durée de conservation pertinente.

• 3^ème étape : Validation du référentiel par la hiérarchie
  => Le référentiel doit être validé car il définit la politique d'archivage.

• 4^ème étape : Mise en forme et diffusion du référentiel
  => Il doit être intégré à la solution d'archivage pour la mise en œuvre de ces règles.

3. Normalisation

L'archivage électronique fait l'objet d'une normalisation à l'échelle internationale depuis vingt ans par le modèle générique OAIS (Open Archival Information System ou Système ouvert d 'archivage d'information). Il ne constitue pas la seule norme en la matière :

• Norme internationale relative à l'archivage électronique : ISO 14641 : 2018
• Norme internationale transposant l'OAIS : ISO 14721 : 2012
• Norme française sur la numérisation et la copie fidèle : NF Z42-026
• Norme française sur l'archivage électronique : NF Z42-013

CINES, Le modèle de référence : l'OAIS.